Outlook 2013 – Problem med att importera kontakter från Outlook 2010

[jbo 22]

I Outlook 2010 (svensk version) har jag en stor mängd kontakter.

De är uppdelade i en mängd undergrupper (undermappar med resp. olika mängder unika kontakter).

 

Att importera dem till Outlook 2013 (engelsk version med svenskt språkpaket) trodde jag skulle vara en enkel sak via det vanliga ”exportera-importera-förfarandet, men jag har stött på problem.

 

Jag har importerat på tre sätt:

1.  Som pst.fil:
Hela ”Outlook-datafil” (där allt från Utkast till Kontakter finns) alternativt endast mappen ”Kontakter” (med alla undermappar) men vid resp. försök får jag alltid felmeddelandet: ”

Det går inte att importera eller exportera objektet i mappen Kontakter. Du har angett ett ogiltigt mappnamn. Det kan bero på att du har inkluderat IMAP-serverns hierarkiavgränsare i namnet

 

” (se bif. bild).  
Det som gör det ytterligare märkligt är att jag trots allt får med ett litet fåtal (5 st.) undermappar till Kontakter (alltid samma 5).  
Tilläggas kan även att under importen från pst-filen ”Outlook-datafil” kunde jag se hur många fler (än de 5 ovan nämnda) av undermapparna ifrån Outlook 2010 började läggas upp i Outlook 2013, men de försvann när jag klickade på ”OK” i de ovan citerade felmeddelandet.
 

2.  Jag har även exporterat och importerat hela katalogen ”Kontakter” som CSV. Resultatet blir det samma som ovan (jag får endast med de 5 undermapparna).
 

3.  Som test har jag även exporterat och importerat enstaka undermappar som CSV-filer. Resultatet av importen till Outlook 2013 blir att alla kontakter i den från Outlook 2010 exporterade undermappen hamnar på samma ställe, nämligen i mappen ”Kontakter” (inte som en undermapp med x antal kontakter alltså, utan endast som enstaka kontakter enl. bokstavsordning i mappen ”Kontakter”).

 

Hur löser jag detta på ett enkelt sätt (utan en massa manuellt arbete alltså)?

 

Kan felmeddelandet som citerats ovan vara någon ledtråd?

 

Kan det faktum att jag migrerar från en äldre svensk version till en nyare engelsk version ha någon betydelse (genom språkpaket har jag visserligen hela gränssnittet på svenska, men på någon undernivå i mjukvaran kanske det har betydelse, t.ex. Kontakter vs Contacts) – och hur löser man det i så fall? 

 

Tacksam för alla svar!

[Cecilia 5 180]

Kanske är det så att om du använder IMAP-protokollet mot e-postservern (det som står efter @ i e-postadressen) så finns kontakterna lagrade på e-postservern och i så fall finns det inget behov av exportera och importera dem. Kolla hur det ser ut i webbmejlen.

[jbo 22]

Kanske är det så att om du använder IMAP-protokollet mot e-postservern (det som står efter @ i e-postadressen) så finns kontakterna lagrade på e-postservern och i så fall finns det inget behov av exportera och importera dem. Kolla hur det ser ut i webbmejlen.

 

Jag vet inte riktigt vad det innebär att "använda IMAP-protokollet" mot e-postservern. 

 

Jag har dock kollat hur det ser ut på på webbmailen (gmail):

Där finns ett litet fåtal kontakter lagrade (43 stycken, somliga av dem mycket gamla). De ligger inte i någon form av grupper (som jag har i Outlook) utan är alla uppradade efter varandra på ett sätt som inte heller stämmer överens med någon undermapp/grupp jag har i Outlook, utan verkar ha tillkommit rätt slumpartat (jag använder så gott som aldrig webbmailen utan sköter allt via Outlook). 

 

Vid alla försök jag gjort med import av kontakter till Outlook 2013 har jag varit off-line. Jag vet inte om det har någon betydelse men jag trodde att det skulle förhindra eventuella krockar.

 

En fundering jag har är att jag kanske skulle föra över samtliga kontakter - alternativt hela mappen "Outlook-filer" (som beskrivits ovan) - INNAN jag synkroniserar mina olika e-postadresser.

Vid importen till Outlook 2013 har jag nämligen (efter att ha synkroniserat mina e-postkonton) att välja på att importera "Kontakter"/"Outlook-filer" till någon av dessa e-postkonton (d.v.s. i Outlook 2013 som en slags underordnad mapp i hierarkin till det valda e-postkontot). I Outlook 2010 befinner sig "Outlook-filer" med samtliga undermappar utanför den hierarkin, så vitt jag kan se. 

Kan det vara en vettig tanke?

[Cecilia 5 180]

Ser CSV-filen du har exporterat i Outlook 2010 riktig ut om du tittar på den i Excel eller de gratis motsvarigheterna i LibreOffice och OpenOffice?

Exporterar en CSV-fil i Outlook 2013 och jämför med hur den ser ut.

[Mikael63 3 282]

Min erfarenhet av att exportera/importera CSV är att det sällan fungerar som man förväntar sig.

Att använda TAB-separerad fil brukar gå betydligt bättre.

[jbo 22]

Tack Cecilia och Mikael för svar!

 

Jag har dock inte följt upp era förslag då jag istället följde min fundering som jag nämnde tidigare (att importera Outlook-katalogen från 2010 INNAN jag lade in något e-postkonto i Outlook 2013) och det löste problemet direkt (med ett undantag enligt nedan).

På så sätt fick jag också med allt övrigt jag önskade exportera på en gång - bortsett från att "Adressboken", som i Office 2010 är kopplad till "Kontakter", INTE är kopplad på sätt i Office 2013. 

 

Det krävdes dock en ominstallation av mjukvaran då det inte gick att ta bort ALLA e-postkonton (möjligheten att radera mailkontot som utgjorde "huvudkontot" var "utgråat" bland alternativen i fönstret som kommer upp vid högerklick; jag bedömde det som snabbare att installera om hela mjukvaran). 

Genom att hoppa över att alls lägga in något mailkonto - överhuvudtaget - vid nyinstallationen etablerades därmed just den "Outlook"-katalog som jag behövde (och som alltså tidigare fattades i Office 2013 enl. ovan).

Till denna katalog exporterade jag sedan hela Outlookkatalogen från 2010.

"Utkast", "Kontakter"och allt övrigt - utom nämnda problem med "Adressboken" - hamnade på sina rätta ställen.

 

 

När det gäller "Adressboken" har jag nu försökt att hitta något enkelt sätt att föra över mina kontakter i "Kontakter" till "Adressboken" men inte hittat något sådant (det går, via högerkick, att kopiera i stort sett hela klabbet från "Kontakter" - och klistra in till i stort sett alla kategorier utom "Adressboken". Något alternativ att i "Adressboken" importera kontakter (från t.ex. "Kontakter") finns inte, så vitt jag kunnat se.

Om ni har något bra tips, idé eller länk till hur man skall gå tillväga för att lösa detta är jag naturligtvis tacksam för alla förslag. 

 

[jbo 22]

Kan för övrigt tillägga att synkroniseringen av mitt e-postkonto (jag har bara lagt in ett tills vidare) inte heller fungerat helt tillfredsställande efter att utfört nyinstallationen så som beskrivits ovan. 

Till skillnad från den första installationen så får jag nu endast hem Inbox och Utbox med respektive mailinnehåll. Ingen av de runt 100-talet undermappar (som alltså hör till Inkorgen/Inbox) med resp. sparade mail kommer med. Programmet har varit on-line flertalet gånger, det tar hem mail men det synkas inte i övrigt. 

 

Detta blir nu en off-topicfråga (jag kan lyfta den till en ny tråd) - men hur lösa detta?

Finns det något sätt att manuellt synkronisera e-postkontot?

(Jag har naturligtvis fortfarande kvar hela systemet i intakt skick på en annan dator; jag såg nyss hur mail till kontot kom in till bägge systemen, men när jag flyttade mailet till sin rätta undermapp i det fungerande systemet försvann det helt och hållet från datorn med det nyinstallerade systemet - det finns ju ingen motsvarande undermapp där.)

 

Vore verkligen tacksam för hjälp att lösa detta, som just nu känns som ett mycket större problem än det med adressboken (som jag ännu inte löst). 

 

EDIT: 

Just i det ögonblick jag postade detta nya inlägg; vad händer? Jo, nu har Outlook plötsligt fått för sig att synkronisera hela kontot. Processen har startat och lär hålla på ett bra tag till (mycket stort innehåll för kontot vi här talar om). 

 

En skillnad dock: Inkorgen med alla sina undermappar läggs nu in som en egen mapp, separerad från den befintliga Inbox som varit (och troligen kommer att vara) mappen för all nyinkommen e-post.

I det ursprungliga upplägget ligger alltså alla undermappar i Inkorgen som också är den mapp där all ny mail hamnar.

Min gissning är att detta har att göra med språkskillnaderna i de bägge versionerna: svenska i mitt gamla Office 2010 och engelska i det nyare Office 2013. Tilläggas bör också att jag installerade det stora språkpaketet EFTER att jag hade lagt in e-postkontot, möjligen kan det ha påverkat. Som jag minns det från den första installationen så fick jag nämligen aldrig någon mapp med namnet  Inbox men istället mappen Inkorgen som då alltså tog emot all ny e-post och härbärgerade alla undermappar. 

 

Det är möjligt att jag åter kommer att göra en nyinstallation av hela Office 2013, för att få svar på frågan om språkskillnader har någon betydelse (även för problemet med Adressboken) - men att jag till skillnad från den senaste installationen lägger in språkpaketet direkt efter installationen kört klart. Därefter alla updates och först därefter övrig konfigurering. 

 

Men än så länge kör jag på och testar den aktuella installationen för att utvärdera den så mycket som möjligt - så frågan om Adressboken är ännu aktuell och jag är lika tacksam för svar som tidigare gällande den, men jag kanske skall väcka den i en ny tråd? 

 

NY EDIT: 

 

Ang. synkronisering av e-postkontot: Mapparna läggs upp, tyvärr utan innehåll. Inte ett enda mail i någon enda mapp finns där...

Jag har testat med att stänga av och sätta på och låta Outook skicka och ta emot e-post några gånger, men ännu ingen förändring. Just nu avvaktar jag ett tag.

Detta är ju egentligen en fråga som inte ryms under rubriken till den här tråden (känns egentligen som om det är tre frågor - import av kontakter, som nu är löst; adressbokproblemet och så synkronisering av e-postkonton -  men att problemen har samma ursprung) - men tills jag har lagt upp frågorna i en ny, eller flera, trådar:

Någon som kan bidra till en lösning på vad att göra för att få hem e-posten från de olika undermapparna? 

 

EDIT 3:

Ang. synkronisering av e-postkonto. 

Kan nu bekräfta att språkskillnaderna mellan de båda programmen är orsaken till problemet. När jag bytte gränssnittsspråk från svenska till engelska i Office 2013 började det hända saker. Först flyttades undermapparna till Inbox. Efter ett tag fylldes de även på med de mail som hör till resp. undermapp (dock inte på en gång, men etappvis). Någonstans under den processen försvann mappen Inkorgen, inklusive alla undermappar, helt från (den då "engelskspråkiga" versionen) av e-postkontot i Outlook 2013. Jag hade nu alltså alla undermappar med respektive innehåll på ett ställe: under Inbox. Inkorgen existerade inte längre.

När jag sedan ändrade tillbaka till svenskt gränssnitt försvann samtliga, nyss hämtade undermappar och allt deras innehåll, från mappen Inbox, i ett enda nafs och istället fick jag tillbaka Inkorgen med undermappar - lika tomma på mailinnehåll som tidigare - och jag var på ruta 1 igen. 

 

Det går dock, i den svenskspråkiga versionen, att kopiera över undermappar från Inkorgen till Inbox. När man sedan låter Outlook synkronisera resp. mapp i Inbox fylls de faktiskt på med sitt innehåll (etappvis, först händer ingenting, vid nästa synkronisering kommer det senaste mailet, och ytterligare en synkronisering senare resterande mail, för resp. mapp). I mappen Inkorgen och dess undermappar händer dock inte ett dyft. 

Frågan är dock vad som kommer att hända om man vill ändra tillbaka engelskt gränssnitt igen. I Inbox kommer då att finnas en massa, från den flyktiga och rätt opålitliga Inkorgen, importerade undermappar. Hur kommer synkroniseringen att reagera på det? Kommer det att ändra på något på servern - och därmed för hur det kommer att se ut//ev. ändras på, på andra enheter som ansluter till servern? 

 

Poängen med att välja en engelsk version var för mig att få tillgång till engelskt gränssnitt då det innebär fördelar när man söker problemlösning för mjukvaran (utbudet på inlägg, guider, etc., är ju många gånger större som engelskspråkiga inlägg, skulle tro att patchar också blir tillgängliga snabbare). Inser dock att möjligheten med engelskt gränssnitt faktiskt redan finns som tillval i de svenska versionerna via Language Preferences. Så den enda fördelen med en engelsk version, för en svensktalande användare, skulle så vitt jag kan se möjligen vara att få patchar/uppdateringar snabbare...

 

EDIT 4

 

Problemet med att koppla Kontakter till Adressboken löste jag på det manuella sättet. D.v.s. att för varje kontaktgrupp (mapp med div. kontakter) manuellt kryssa i rutan "Visa denna mapp som en e-postadressbok" (för dig som inte vet var rutan finns: högerklicka på aktuell kontakt > Egenskaper > fliken Outlook-adressbok). Det tog sin tid men jämfört med att hitta ett sätt att få alla på en gång har det nog ändå lönat sig. Men likväl, om det finns någon som har en bättre lösning är jag fortfarande intresserad av en sådan. Det kommer säkert fler tillfällen då det blir aktuellt med en liknande migration igen...

Redigerad 16 januari, 2015 av jbo

[jbo 22]

Problemet med Kontakter kopplade till Adressboken fick en manuell lösning, enl. redigeringen ovan (Edit 4). 

Finns det någon som har en snabbare och bättre lösning är jag fortfarande intresserad. 

 

Problemen med överföring av undermappar i Inkorgen resp. Inbox är, trots det förslag på lösning jag nämner ovan, p.g.a. de eventuella konsekvenserna de kan medföra, fortfarande hängande i luften. 

Möjligen lyfter jag frågan i en ny tråd. 

Redigerad 16 januari, 2015 av jbo

[jbo 22]

Lösningen på synkning av undermappar i Outlook 2013 stavas: Ändra rotkatalogens sökväg. 

Hur det går till, och mycket annat läsvärt, finns att läsa på MSOutlook.info.

 

Där finns också en beskrivning (under rubriken "Language Issues") för hur man fixar problemet med att e-post inte skickas till "Skickat"-foldern, nämligen: Ändring av systemmappen på IMAP-servern. Jag har just det problemet med "Skickat"-foldern - inga av mina skickade mail hamnar där. Tyvärr tillåter Gmail (där jag har min IMAP-server) inte att man ändrar namn på systemmappar (alla övriga kan ändras på Gmail i Inställningar > Etiketter). 

 

Det finns en del mer avancerade sätt att komma runt det här med Skickat-foldern, men eftersom jag också ser en del andra problem i min engelska Office 2013-version (t.ex. har jag ingen "Gmail"-mapp med tillhörande undermappar - och att IMAP- och språkskillnadsproblem verkar vara en följetong för Office 2013 när man söker på nätet) tror jag att jag lämnar den här versionen (testversioner är bra, jag önskar dock ibland att man kunde få ha dem lite längre, det kan bli lite stressigt när den här typen av problem dyker upp och man har annat man vill göra i livet) och satsar på en svensk version av Office 2013 istället. 

 

Frågorna jag ställde är nu hursomhelst besvarade, även om det är jag själv som stått för svaren.

Även om det samtidigt dykt upp nya frågor som, för min del, gör det tveksamt att köra vidare med den engelska Office 2013-versionen, kan det som framkommit här kanske ändå vara till någon nytta för andra som är nöjda med sina resp. versioner. 

 

[Cecilia 5 180]

Tack för att du har skrivit så utförligt om hur du har löst olika problem, det kan säkert bli till nytta för andra.

[jbo 22]

Tack för att du har skrivit så utförligt om hur du har löst olika problem, det kan säkert bli till nytta för andra.

 

Tack för det

Men då problem av olika slag med IMAP:ning och synkronisering verkar rätt vanliga i Outlook 2013 (även efter de uppdateringar från Microsoft som kommit för att lösa problemen och som faktiskt löst de värsta felen) borde man (jag?) väl egentligen städa upp lite i tråden och lägga in rätt ämnen under adekvata rubriker. 

 

Som jag ser det kan man antingen göra en samlande tråd med en huvudrubrik typ: "Problem med IMAP- och synkronisering i Outlook 2013", följt av ett antal aktuella och adekvata underrubriker - en tråd som sedan skulle kunna fyllas på i resp. rubrik - och med nya ämnen/rubriker i den mån de ryms under huvudrubriken. 

 

Eller så får man ta de tre huvudsakliga delarna av den här tråden och fördela i tre nya trådar:

1. Importera Kontakter (och andra mappar i Outlook) 

2. Kopplingen mellan Kontakter och Adressboken

3. Synkronisering av IMAP-mappar 

[Cecilia 5 180]

Tråd med huvudrubrik och underrubriker fungerar dåligt i Eforum (IP Board forum). Men om du vill ge mer anvisningar för hur tråden på bästa sätt kan delas upp i tre olika så är det välkommet, eller om du själv vill kopiera och klistra in i tre olika trådar så kan jag eller en annan moderator ta bort den här tråden efteråt.

[jbo 22]

Tråd med huvudrubrik och underrubriker fungerar dåligt i Eforum (IP Board forum). Men om du vill ge mer anvisningar för hur tråden på bästa sätt kan delas upp i tre olika så är det välkommet, eller om du själv vill kopiera och klistra in i tre olika trådar så kan jag eller en annan moderator ta bort den här tråden efteråt.

 

En sammanfattning av den här tråden under en mer relevant rubrik för de olika problem och lösningar som här beskrivs finns i länken nedan:

"Outlook – Synkroniseringsproblem vid migration från svenskt till engelskt Office" 

Redigerad 23 januari, 2015 av jbo