Måste man ha biträdesavtal?

[Martassen]

En fråga:

 

Om jag har ett företag som säljer utbildningar till företag exempelvis.
Jag anlitar en underkonsult som ska utföra utbildningen. (Han kan vara exempelvis egen företagare eller så anlitar han en faktueringsfirma som fakturerar mitt företag.
Kunden har mailkontakt med mig och jag kontaktar  min underleverantör(konsulten) och ger uppgifterna om kunden till underkonsulten. (Ex mail, namn och telefon) så de kan ha kontakten innan utbildningen. Jag ger även namnet på underkonsulten till företaget så kunden även kan kontakta underkonsulten om det är något.
Efter utbildningen fyller alla i kursutvärdering på papper. Underkonsulten ger mig sedan dessa.
Innan utbildningen kan de hända ibland att de fyller i kunskapsinventeringar (Enkät i Word) som de mailar till mig som jag sedan mailar till underkonsulten som ska hålla utbildningen så han ser kunskapsnivån innan kursen.
 

Måste jag enligt gdpr skriva ett biträdesavtal med underkonsulten då han har kontakt med personuppgifter?

 

Har försökt läsa men det är rätt svårt greppa vad som gäller.

 

Det finns företag som anlitat mig och mitt företag som underkonsult och jag har inte sett röken av något biträdesavtal ifrån dessa(enstaka har skett) trots att de mailat personuppgifter (namn, mail, tel) till mig.

[Thirteen]

https://vismaspcs.se/ditt-foretagande/sakerhet/personuppgiftsbitradesavtal-gdpr

[Martassen]

Svårtolkat och om den texten ens stämmer. Finns företag som anlitar mig som konsult som ej gett mig något biträdesavtal som jag ska skriva under. 

[Cecilia]

Alla företag är inte helt insatta i vad GPDR innebär än.

[Martassen]

Och de kommer bli det om några år!? ?

 

Måste jag och mitt företag skriva ett biträdesavtal till konsulter ? I mitt fall? 

 

 

 

 

 

 

[Stud]

Först vill jag reda ut hur du menar genom att bryta ner texten till detta:

 

Citat

Jag anlitar en underkonsult som ska utföra utbildningen.
(Han kan vara exempelvis egen företagare eller så anlitar han en faktueringsfirma som fakturerar mitt företag.

Du =  Ett företag?
Konsulten =  kan vara ett företag? Det är väl rimligtvis så, vad skulle alternativet vara?
                      * Konsulten ovan är en part om han hanterar  PUL. 
                      Ni bör upprätta avtal om ni delar personuppgifter

Företag 3 =   Delar hans företag i sin tur dessa vidare,  blir det samma sak här.
                        

Det är väl ingen större mening dela uppgifter till tredje part? Den som fakturerar detta behöver väl inte sitta
på personuppgifter i min värld. Men om det är oundvikligt =   Avtal ska vara på plats.

Det kan ju också vara så att alla 3 parter ovan  har en Bokföringsbyrå /revisionsbyrå som hanterar era räkenskaper.
Där bör också avtal upprättas.



 

Citat

Kunden har mailkontakt med mig
 jag kontaktar  min underleverantör(konsulten) och

ger uppgifterna om kunden till underkonsulten.




Jag ger även namnet på underkonsulten till företaget

 

Vilket företag?



 

Citat

Efter utbildningen fyller    a  l l a     i kursutvärdering på papper.

Underkonsulten ger mig sedan dessa.

Innan utbildningen kan de hända ibland att de fyller i kunskapsinventeringar (Enkät i Word) som de mailar till mig som jag sedan mailar till underkonsulten som ska hålla utbildningen så han ser kunskapsnivån innan kursen.
 

Alla =  Ditt företag +  slutkund +  Konsult +  evt företag X   ?


Hmm här behöver ju inte Konsulten behöva hantera personuppgifter.
Det går väl maskera  inventeringen? 




Förstår att det är rörigt men.
Syftet är ju att  personuppgifter  skall existera enligt GDPR
De ska också vara sökbara/spårbara/ lyda under en form av kontroll

Word-dokument som skickas, mejlas till div personer  är ju helt orimligt att använda om man vill uppfylla GDPR.


Delar ditt Företag   personuppgifter  med  ett annat Företag
är det väl lämpligt att upprätta ett sk  personuppgiftsbiträde ?

 

[Laso]

7 timmar sedan, skrev Cecilia:

Alla företag är inte helt insatta i vad GPDR innebär än.

 

Nä, detta med GPDR har blivit stort, större än vad många företag trodde, krävs för det mesta även nya GPDR-befattningar på olika sätt, oftast när det gäller större företag, där IT-avdelningen är mer än bara någon/några pers. Oftast har det blivit ett större samarbete mellan HR och IT.

[Martassen]

Kan hända jag var otydlig. 

Så här kan det se ut:

 

jag har och äger exempelvis företaget Ab som säljer utbildningar till företag.

 

Ett företag xxAb(beställaren) mailar eller ringer mig och vill köpa en utbildning av mitt företag.(företagAb)som de vill ha för sin personal.

Jag mailar beställaren på företaget xxAb och säger att all deras personal som ska vara med på utbildningen kan fylla i en kunskapsinventering(worddokument) om de vill,så jag kan se deras förkunskaper så jag kan dela in i grupper om det behövs. De som ska gå utbildningen mailar mig sedan kunskapsinventeringarna ifyllda där de fyllt i sitt förnamn, efternamn,företagsnamn och bockat i frågor hur mycket kunskap de har. Ibland samlar beställaren på xxAb in alla inventeringar ifrån personalen och mailar alla inventeringar till mig på en gång.

Jag kollar igenom inventeringarna och jag återkopplar via mail till beställaren på xxAB med vilken utbildning som är lämplig och jag presenterar ett passande förslag på innehåll på utbildningen. Gruppindelning kan även ske.

 

Därefter kontaktar jag en av mina konsulter (som exempelvis har företaget konsult Ab) som ska hålla utbildningen.

Jag mailar kunskapsinventeringarna till konsulten så han ser hur mycket de kan så han kan förbereda utbildningen.

Jag mailar även konsulten beställarens uppgifter så han vet vem han ska kontakta när han kommer till kunden (xxAB).(beställaren).

Uppgifterna är förnamn, efternamn, mail och telefon, adress till företaget. 

Jag ger även uppgifterna om konsulten till kunden beställaren xxAb.(efternamn , förnamn ,mail , telefon) så kunden xxAB vet vad konsulten (utbildaren)heter och telefonnummer om de behöver ringa honom . 

 

Konsulten utför utbildningen med hatten Företaget Ab på sig.(mitt företag).

Efter utbildningen får alla fylla i en utvärdering på papper där de fyller i sitt namn, företag och vad de tycker om utbildningen.

Konsulten samlar in utvärderingarna som de gjort på papper och ger mig sedan utvärderingarna så jag kan se att de är nöjda med utbildningen.

 

Därefter kastar jag kunskapsinventeringarna i min dator då de inte har något syfte. Jag ber även konsulten kasta inventeringarna.

 

Personalen på xxAb behöver ju inte fylla sitt namn på inventeringarna och inte heller i utvärderingarna men ofta sparar kursdeltagare inventeringarna (wordfilen)med sitt namn ?. Som antagligen underlättas så man ser man fått in från alla. Oftast mailar de inventeringarna med sitt namn, företag vilket är rätt naturligt ?. no name1 ska ingå i grupp1 blir lite märkligt.

 

Det blir lite svårt att inte maila personuppgifter till konsulten för han måste ju veta vem han ska kontakta när han kommer till kunden(xxAb) i deras reception och själva kunden (xxAb) behöver,vill ju veta vad konsulten heter som ska hålla utbildningen ?. Anoname1 heter utbildaren blir inge vidare Hahaha.

 

Konsulter jag anlitar kan vara egna företagare eller så kör de via något faktureringsföretag som man numera kan göra för den som inte vill skaffa f-skattsedel. 

Många utbildningar (de flesta just nu) utför jag själv men ibland tar jag in konsulter.

 

Jag och mitt företag Företag Ab har även utbildningsföretag som kunder(uppdragsgivare) och dessa företag har aldrig gett mig något biträdesavtal jag ska skriva under. Jo 1  från något enstaka utbildningsföretag. I övrigt inget alls.

 

Ska jag maskera inventeringarna, utvärderingarna då kanske!? Men det blir lite svårt maskera namnet på den kontaktperson som som konsulten ska kontakta när han kommer till kundens reception ?. Samma sak uppgifter om konsulten till kunden(xxAb) för de vill ju veta vad utbildaren heter.

 

Jag behöver ju även skicka kundfakturor  till bokföringskonsult som sköter bokföringen. Kundfakturor innehåller ju Referens och det är ju ofta ett förnamn och efternamn , företagsnamn.

Ska jag då maskera dessa också?

spara en faktura till mig själv som jag skickar till kund och spara ytterligare en faktura som är maskerad som jag skickar till bokföringskonsulten?

 

Måste det finnas ett biträdesavtal för konsulten och även ett för min bokföringskonsult som sköter bokföringen? ?