Sammanställa 80 flikar till en master-lista. Vilken väg ska jag gå?

[frank_90]

Projektet: Sammanställa och enkelt underhålla en budgetkalkyl som innehåller många olika flikar. 

 

 

• Kalkyl görs för 50-80 företag som vardera har sin flik. 

• Från dessa flikar ska 20 fält sammanställas till en lista på ett separat blad. Från denna lista går det sedan att köra pivot-tabeller

• Alla flikar är identiskt uppsatta med fälten på låsta positioner. (Tex B10 visar alltid samma info på alla flikar).

 

 

Problem: Hur lägga upp detta enkelt. 

1. Tänker dels på hur man får till det ”första gången” utan att göra allt manuellt med 80 flikar x 20 referenser. 

2. Hur hanterar användaren nya företag på ett smidigt sätt. Helst ska det med hjälp av en knapp gå att skapa en ny företagskalkyl baserat på en mall. Referenserna från detta nya blad/dokument bör också (någorlunda) automatiskt hämtas in i listan.

 

Är öppen för alla lösningar men är osäker på vad som är smartaste vägen här. 

1. Lägga alla flikar i samma excel-dokument och med makro eller annat få till referenserna. 

2. Skapa ett excel-dokument med sammanställningen och skapa enskilda dokument för vart och ett av företagen. Använda ”konsolidera”, men är osäker på om den funktionen fyller detta syfte.

3. Något helt annat upplägg.

 

Några idéer på hur man bör gå vidare?

 

Här finns exempel på makro, om ni tror att detta är bästa upplägget i detta fall:

//eforum.idg.se/topic/350207-skapa-nytt-blad-och-länka-med-hyperlänk/#entry1664402

 

 

Har också bifogat Excel-dokumentet. 

 

 

EXEMPEL_BUDGET_1.xlsx

Exempel_upplägget__.pdf

[Ove Söderlund]

 

 

Problem: Hur lägga upp detta enkelt. 

1. Tänker dels på hur man får till det ”första gången” utan att göra allt manuellt med 80 flikar x 20 referenser. 

2. Hur hanterar användaren nya företag på ett smidigt sätt. Helst ska det med hjälp av en knapp gå att skapa en ny företagskalkyl baserat på en mall. Referenserna från detta nya blad/dokument bör också (någorlunda) automatiskt hämtas in i listan.

 

 

Utifrån dina premisser så skulle jag nog välja att ha en lösning helt i VBA som aktiveras via knapp i kalkylbladet eller verktygsfält.

 

1. VBA-kod som loopar igenom objektmängden flikar i arbetsboken, samlar in efterfrågad data och sparar i matris. Gör undantag i koden för din sammanställningsflik som jag uppfattar som finns i samma arbetsbok.

Efter genomsökningen i flikarna, skapar/nollar ev. gammal lista i sammanställningsfliken och sedan skriver ut den lagrade matrisen. Denna programkod bör inte ta mer en ett par sekunder högst, kom bara ihåg att ha skärmuppdatering avstängd i koden.

 

2. Ny flik skapas även den via VBA-kod + knapp. Få upp en input-box där fliknamn anges och koden skapar en kopia av mallen med det nya namnet. Koden ser även till att ange ev. data och text i den nya fliken. TIll sist kan även koden, om så önskas, köra koden i punkt ett för att uppdatera listan i sammanställningsfliken. 

 

En variant på lösning här kan även vara att skapa referenserna per kod till sammanställningslistan istället för att hämta och skriva värden. Jag tror att när du har en arbetsbok med många flikar så kommer det nog att bli segare att låta Excel sköta datainsamlingen via formler/referenser än att låta VBA-koden hämta data på begäran.

 

Fördelen med VBA-lösningen är att du inte behöver ta någon större hänsyn till när nya flikar införs i arbetsboken samt att att köra koden på begäran inte är någon större tidsåtgång. Lite mer jobb att skapa koden och säkerställa dess funktion till en början.

 

De nackdelar jag kan se är:

1. Arbetsbok med många flikar, d.v.s. innehåller mycket data, är känsliga för korrupta data.

2. Om datamängden ökar i arbetsboken blir det även jobbigare för datorn/Excel att hantera. Rimligt att anta ökad lag vid beräkningar.

 

Jag skulle nog utveckla lösningen till att hantera objektmängden arbetsböcker i en mapp där en arbetsbok för sammanställningen och en arbetsbok för varje motsvarande flik enligt dina premisser. Detta ställer lite högre krav på t.ex. nätverkstrafik, kontrollera om arbetsbok är öppen, filhantering i VBA-koden o.s.v. men ger i slutändan en mer robust lösning.

 

Slutligen kan man fundera på om inte en databaslösning är nära till hands i det här läget. Excel har en fördel i att "datainfrastrukturen" redan finns på plats men en databas kräver lite mer.

 

Om en Excel-lösning är ditt val här så anser jag att VBA-kod är lättaste och mest robusta lösningen att ta till.

[frank_90]

Utifrån dina premisser så skulle jag nog välja att ha en lösning helt i VBA som aktiveras via knapp i kalkylbladet eller verktygsfält.

 

1. VBA-kod som loopar igenom objektmängden flikar i arbetsboken, samlar in efterfrågad data och sparar i matris. Gör undantag i koden för din sammanställningsflik som jag uppfattar som finns i samma arbetsbok.

Efter genomsökningen i flikarna, skapar/nollar ev. gammal lista i sammanställningsfliken och sedan skriver ut den lagrade matrisen. Denna programkod bör inte ta mer en ett par sekunder högst, kom bara ihåg att ha skärmuppdatering avstängd i koden.

 

2. Ny flik skapas även den via VBA-kod + knapp. Få upp en input-box där fliknamn anges och koden skapar en kopia av mallen med det nya namnet. Koden ser även till att ange ev. data och text i den nya fliken. TIll sist kan även koden, om så önskas, köra koden i punkt ett för att uppdatera listan i sammanställningsfliken. 

 

En variant på lösning här kan även vara att skapa referenserna per kod till sammanställningslistan istället för att hämta och skriva värden. Jag tror att när du har en arbetsbok med många flikar så kommer det nog att bli segare att låta Excel sköta datainsamlingen via formler/referenser än att låta VBA-koden hämta data på begäran.

 

Fördelen med VBA-lösningen är att du inte behöver ta någon större hänsyn till när nya flikar införs i arbetsboken samt att att köra koden på begäran inte är någon större tidsåtgång. Lite mer jobb att skapa koden och säkerställa dess funktion till en början.

 

De nackdelar jag kan se är:

1. Arbetsbok med många flikar, d.v.s. innehåller mycket data, är känsliga för korrupta data.

2. Om datamängden ökar i arbetsboken blir det även jobbigare för datorn/Excel att hantera. Rimligt att anta ökad lag vid beräkningar.

 

Jag skulle nog utveckla lösningen till att hantera objektmängden arbetsböcker i en mapp där en arbetsbok för sammanställningen och en arbetsbok för varje motsvarande flik enligt dina premisser. Detta ställer lite högre krav på t.ex. nätverkstrafik, kontrollera om arbetsbok är öppen, filhantering i VBA-koden o.s.v. men ger i slutändan en mer robust lösning.

 

Slutligen kan man fundera på om inte en databaslösning är nära till hands i det här läget. Excel har en fördel i att "datainfrastrukturen" redan finns på plats men en databas kräver lite mer.

 

Om en Excel-lösning är ditt val här så anser jag att VBA-kod är lättaste och mest robusta lösningen att ta till.

[frank_90]

VBA-kod låter som ett intressant upplägg. Tänkte också databas här och har själv bra kunskaper i Filemaker. Men just i detta fall tror jag det måste bli Excel då filen bör kunna skickas fram och tillbaka mellan kontoret och ekonomer. 

 

Nackdelen är att jag inte kan mycket om VBA.

 

 Är det någon som är intresserad av att försöka skapa detta, mot en ersättning förstås? 

 

 

Ska också tilläggas att vi kör Mac, om detta är ett problem med VBA.

[GostaM]

Projektet: Sammanställa och enkelt underhålla en budgetkalkyl som innehåller många olika flikar. 

 

 

• Kalkyl görs för 50-80 företag som vardera har sin flik. 

• Från dessa flikar ska 20 fält sammanställas till en lista på ett separat blad. Från denna lista går det sedan att köra pivot-tabeller

• Alla flikar är identiskt uppsatta med fälten på låsta positioner. (Tex B10 visar alltid samma info på alla flikar).

 

 

Problem: Hur lägga upp detta enkelt. 

1. Tänker dels på hur man får till det ”första gången” utan att göra allt manuellt med 80 flikar x 20 referenser. 

2. Hur hanterar användaren nya företag på ett smidigt sätt. Helst ska det med hjälp av en knapp gå att skapa en ny företagskalkyl baserat på en mall. Referenserna från detta nya blad/dokument bör också (någorlunda) automatiskt hämtas in i listan.

 

Är öppen för alla lösningar men är osäker på vad som är smartaste vägen här. 

1. Lägga alla flikar i samma excel-dokument och med makro eller annat få till referenserna. 

2. Skapa ett excel-dokument med sammanställningen och skapa enskilda dokument för vart och ett av företagen. Använda ”konsolidera”, men är osäker på om den funktionen fyller detta syfte.

3. Något helt annat upplägg.

 

Några idéer på hur man bör gå vidare?

 

Här finns exempel på makro, om ni tror att detta är bästa upplägget i detta fall:

//eforum.idg.se/topic/350207-skapa-nytt-blad-och-länka-med-hyperlänk/#entry1664402

 

 

Har också bifogat Excel-dokumentet. 

Frank_90,

Har du löst detta behov på ändamålsenligt  sätt?

Om inte så har jag en grund för en lösning som bygger på Excel som fönster mot en databas (SQL server) med VBA som program.

Du kan skicka ett mail till:

gosta@munktelldata.com

om du vill veta mer.