Dubbletter och summering

[IIceman]

Hej,

Jag har en utmaning framför mig och tänkte höra hur ni skulle lösa den, eller hur ni tänker den kan lösas.

 

Varje månad skall vi skicka in en fil. Filen skall vara en txt fil och grunddatat tas ut från vårt lönesystem varje månad. Och nu kommer krav på denna fil.

 

- I filen finns många rader. Där varje rad innehåller information som är samma för alla. Ex avdeling, personnummer, inkomstkälla, avtalsnummer.

 

- Men våra anställda jobbar på olika avtalnummer, och därför kommer de med flera gånger när jag tar ut filen.

 

- I filen som skall skickas in, får bara en anställd förekomma en gång. Och då skall han/hennes inkomst räknas samman på en av dessa rader (där han/hon förekommer) sedan skall all information ligger göra till en en lång rad, utan mellanslag och utan tecken.

 

Alltså det jag skall göra är att:

- Leta upp alla dubletter, det kan jag göra på personnummer

- Ta bort alla rader, förutom en rad på personen, och i denna summera alla lönehändelser.

- Sedan göra filen till en fil som skall sparas i textfomat.

- Där alla mellanstag skall bort, och hela nummerserien skall ligga som en lång sifferrad.

 

Jag bifogar hur filen ser ut före, och hur den skall se ut efter. Nu gör jag detta manuellt men, det tar tid och jag vet inte hur jag skall lösa det? Tips, tankar någon? pleeez

före från lönesystem.xls

Efter redigering.txt

[Monshi]

Men herregud, vad är det för format på fil? allt som en enda lång sträng? Snacka om att låsa in sig i ett format. Varför inte en XML-fil?

Men visst, det kanske har några år på nacken erat system?

 

Det finns några vägar att gå.

Jag tror formler är bästa vägen, vi tar den.

 

Har du tillgång till en lista med alla anställda?

Eller kanske bättre att sortera ut alla unika poster (personnummer) i en egen lista? Finns ett smidigt verktyg för det.

Oavsett utgår jag från att du har ett personnummer i, säg, cell D1 på blad2.

Vi använder detta för att samla in dina data, de som sedan ska bli din sträng.

1. Hämtar de statiska data som finns i övriga kolumner, vi skriver formeln
   =PASSA(D1;Blad1!D:D;0)
   i cell K1 på blad2
2. I cell A1 skriver vi
   =INDEX(Blad1!A:A;Blad2!$K1)
   och kopierar ut detta över alla kolumner som har statiska data
3. Till sist summerar vi kolumn H, i cell H1
   =SUMMA.OM(Blad1!D:D;Blad2!D1;Blad1!H:H)
4. Kopiera ned över så många rader du behöver.
5. Och så ska allt sammanfogas
   =A1&B1&C1&D1&E1&F1&G1&H1&I1&J1
6. Och sedan är det bara att kopiera ut resultatet av denna formel till en textfil

Varje månad ser du alltså till att kopiera in dina nya data på Blad1, uppdatera listan med unika personnummer på blad2, se till att formlerna räcker och kopiera ut resultatet.

Om du vill kan du lägga sista formeln på ett eget blad och exportera sedan detta blad direkt som en textfil.

 

Låter detta bra?

 

 

[IIceman]

Du är en GUD!!! otroligt tack för hjälpen