Spara kvitton fakturor , bokföringslag

[Martassen]

Hej!

 

Har ett aktiebolag sedan 2018,

Jag mailar alltid alla uppgifter till min bokföringskonsult varje månad så hon har allt(fakturor , kvitton mm). Jag lägger även uppgifterna i min dator så jag även har det jag skickar till henne. Jag brukar fota de kvitton som jag har fått på papper och de fakturor jag får i brevlådan på papper har jag fotat och mailat  till henne ,  
 

Nu i bokslutet nämner min bokföringskonsult för första gången att jag ska spara pappersexen på det som  jag scannat(jag fotar med telefon)och mailat till henne under året enligt bokföringslagen. 

 

Hon skrev:

I pärmar finns alla scannade ex du mailat under året. Du ska också spara papperskopiorna, de som du mailat till oss. Detta enligt bokföringslagen. 
 

Eftersom hon aldrig tidigare nämnt detta har jag trott det ej är noga behålla det även pappersform. Låste nu att fakturor som kommer i pappersform ska behållas i der formatet det kom i. Nu har jag en del originalpappersex sparat men en del finns inte kvar i pappersform.
 

Jag är medveten om att bokföring ska sparas en tid och har liksom sparat allt elektroniskt som jag mailat till henne. 
 

Jag hade enskild firma(2016-2017). Hon har aldrig nämnt detta tidigare när jag hade enskild firma nämligen. Mindre kul gå igenom ifrån 2016. 

 

Ska jag spara det jag nu har eller ska jag kontakta runt och begära få ut alla kvitton, fakturor som saknas i pappersform? 

Tack på förhand! ?

 

Redigerad 2 Maj, 2020 av Martassen

[Martassen]

Vi pratade nu och hon sa jag inte behöver gå igenom och jaga de kvitton, fakturor  jag fått på papper om de nu är borta. Jag brukar lägga alla kvitton i en låda och jag hade tänkt gå igenom och sortera upp det  vad som saknas bakåt i tiden men hon sa låt det du har ligga kvar lådan och tänk typ på det framöver.  

[Cluster]

Grundregeln är att räkenskapsinformation skall sparas, varaktigt och lätt åtkomligt, i den form materialet hade när det kom till företaget samt att det skall bevaras i Sverige fram till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. 7 kap. 1 - 2 §§ Bokföringslag (1999:1078)

 

I  7 kap. 6 § ges undantag som medger att man kan förstöra originalen tidigare än så - först från och med det fjärde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades - om man på ett betryggande sätt överfört från ett material till ett annat (från papper till digitalt t.ex.).

 

Så ja, du måste behålla originalen i minst fyra år även om du skannar in dem.

Bästa är såklart att försöka få till det så att man får alla eller så många som möjligt i digital form direkt.

 

 

[Martassen]

Japp. Ska spara allt i fortsättningen. 
Kommer lägga i plastfickor framöver. 
 

Redigerad 2 Maj, 2020 av Martassen

[Cluster]

Låter bra det  ?

Jag tycker själv att det faktiskt är enklast att arkivera (i mapp/häfta upp på A4 och sätta in i pärm) direkt i samband med att man skannar in. Och att göra det löpande så snart som möjligt efter att man fått kvitton, fakturor o.dyl.

Och som sagt, se till att kontakta alla leverantörer och försök få till e-faktura (direkt in i affärs/bokföringssystemet alternativt internetbanken) eller åtminstone pdf på e-post. 

[Martassen]

.

Redigerad 2 Maj, 2020 av Martassen