Just nu i M3-nätverket
Gå till innehåll
at1981at1981

Excel 2016 / Access 2016 !! (Behöver hjälp)

Rekommendera Poster

Behöver hjälp med Excel 2016 / Access 2016 !!
Hej på er kunna läsare!
---


Innan jag börjar beskriva min bifogade Excel-fil i detalj är målet att kunna använda Excel-filen som underlag till en databas!
Det mest ultimata är om det går att utföra i Excel och om det inte går kanske det fungerar i Access.

--> Målet är att det skall finnas endast en post per person och sedan skall man kunna se t.ex. vilka nätverk personen är med i och vilka utskick personen har fått
och dessutom skall man kunna komplettera med information smidigt i efterhand för att bygga på registret.

--> I samband med komplettering kan det ju förekomma att en e-mailadress upprepas och då skall man få en fråga om man vill ersätta personposten men ny information
eller komplettera den med ny information.

--> Varför t.ex. innehållet i "Utskick" förekommer i olika ordning är att ett underlag från kollegor kan se väldigt olika ut! Jag hade tänkt att kollegor får
hjälpa till att kategorisera allt som går att kategorisera i en ursprunglig Excel-fil som det sedan skall bli en databas av på något sätt.
Excel-listan i fråga innehåller ca: 3000 rader med olika personer, e-postadresser och dyl. som jag har försökt visa i en liten skala i den bifogade Excel-filen.

--> Oavsett vilken mjukvara som används vore det bra om någon eller några kan förklara hur jag skall göra eller länka till
information i form av text eller video som tydligt visar hur jag skall uppnå mitt mål.


***
I min bifogade fil har jag två flikar och till att börja med fokuserar vi i fliken "Nytt material".

- Hur skall jag göra för att kunna sortera tabellen efter "Nätverk" och "Utskick"
-> Som ni ser kan en person vara med i mer än ett nätverk och ha mottagit mer än ett utskick.
-> Jag vill t.ex. se vilka som är med i nätverket "Europeiska transportförbundet".
-> Jag vill t.ex. se vilka som har fått utskick om "Regionkonferens" och "E3-mässa".

- Som ni ser förekommer "axel.johansson@willys.se" två gånger i fliken med olika innehåll under "Nätverk" och "Utskick".
-> När detta skall sammanfogas till en enda personpost så skall den innehålla komplett information från "Nätverk" och "Utskick" så att man verkligen se all information
om vilka "Nätverk" personen är med i och vilka "Utskick" personen har fått.
Dessutom ser ni att utskicket om "Grönsakskurs" finns i de båda underlagen, men i personposten så skall det ju bara förekomma en gång.
(1 nätverk och 5 olika utskick)

***
I min bifogade fil har jag två flikar och vi fortsätter att fokusera i fliken "Komplettering".

- Ni ser mailadressen "julia.tallgren@kanal5.se" på två ställen och då skall jag få en motfråga när den läggs in i databasen om den skall in på ena stället, det andra stället, båda ställena eller inte alls.
Jag har råkat skriva fel i underlaget och missat att skriva "ulrika.gran@kanal5.se".

- Sedan ser ni en del nya personer som inte förekommit i fliken "Nytt material".

- Sist men inte minst så ser ni att en del personer förekommer i båda flikarna där det i fliken "Nytt material" kompletterats med ytterligare information
som skall läggas till resp. personpost i databasen.

---
Med vänliga hälsningar Alexander Tunegård !!

Databasunderlag.xlsx

Dela detta inlägg


Länk till inlägg
Dela på andra webbplatser

Om vi pratar databas så ska givetvis dina tabeller formas som en databas.

Access är en relationsdatabas så följ reglerna för denna!

Exempelvis kan vi tänka ut ett persontabell..

Det kan exempelvis innehålla För- och efternamn och även e-postadress om varje person bara kan ha en e-postadress.

En annan tabell kan vara olika kurser då varje person kan ha varit på flera kurser.

En annan nätverk då en person kan vara med i flera/flera delar samma nätverk.

 

Osv. I databasen blir då relationen främmande nycklar mellan dem.

Man kan dra antalet tabeller till sin spets men allt behöver givetvis inte delas upp i nya tabeller bara för att två kan delas samma värde men det kan vara eftersträvansvärt.

 

Sedan måste du givetvis göra ett förarbeta på dina data. Om du har flera poster på en person måste du bestämma vilken som ska vinna. Men samla ihop dina data i bättre tabeller och det kommer bli lättare att söka och ordna det hela.

 

Dela detta inlägg


Länk till inlägg
Dela på andra webbplatser

Skapa ett konto eller logga in för att kommentera

Du måste vara medlem för att kunna kommentera

Skapa ett konto

Skapa ett nytt konto på vårt forum. Det är lätt!

Registrera ett nytt konto

Logga in

Redan medlem? Logga in här.

Logga in nu



×