Söka ett tidigare datum i en databas

[Nippegubbe]

Hej alla, jag ska nu ge mig ut på djupt vatten och försöka skapa lite formler i en arbetsbok. Nu har inte jag jobbat i Excel tidigare så mina kunskaper är mycket ytliga. Det är tänkt att jag för en klubbs räkning ska läsa av ett antal mätare som finns på en bränsletank. Alla som får tanka bränsle har egen nyckel som sätt i ett räkneverk för att pumpen ska kunna startas. Det finns då tio olika nycklar så när rätt nyckel sätts i rätt räkneverk debiteras det sedan den nyckelns kontoägare.

Jag ska då läsa av dessa konton/räkneverk en gång i månaden och jag vill då när jag matar in nya uppgifter att en cell kollar med månaden innan vad räkneverket för samma konto stod på den månaden så att jag får fram mätarställning denna månad och mätarställning förra månaden och det ska ju då till generera hur många liter bränsle ska klubben fakturera för X månad.

Men mitt stora problem är att ja inte kan lista ut hur jag jämföra datum och då bara en månad tillbaka inte två. Eller rättare sagt om nu en månad inte har blivit avläst eller om vi bara ska läsa av varannan månad så ska det läsas av. När jag skriver in nyckelnummer så hämtar Excel vilket konto det tillhör. Sånt har jag lyckats lösa, men datum går jag bet på.

Dels så behöver jag få själva databasen rätt från början. Tror det kommer att löna sig på slutet.

 

Förutsättningar:

Vi har tre olika bränsletyper/tankar.

Till varje tank tiotalet nycklar/konton.

Ett huvudräkneverk till varje tank.

 

//Thord

[Nippegubbe]

Det är så här ungefär som jag tänker mig själva databasen.

 

[Monshi]

Som så ofta är en pivotabell lösningen på dina problem om du sköter dina data så fint som du lagt upp dem ovan.

Dvs som i en databas.

Du noterar där enbart händelserna, räknar inget. jag utgår från att mätarställningen är individuell.

Se bifiogat bok med en Pivot-tabell.

 

PivExempel.xlsx

[Nippegubbe]

Ok, jag trodde jag skulle göra pivottabellen långt senare för att göra en lättare läsbar presentation för kassören. Då ska jag tänka om lite.

 

//Thord

[Monshi]

det går även med formler men om Pivot räcker tycker jag man ska börja där.

[Nippegubbe]

Oj, det blev mycket för en amatör, men jag ska helt klart kika på det.

Men om jag då återgår till pivot tabellen så närjag matade in nya "avläsningar" med nya månader så uppdaterar inte pivottabellen utan den ligger kvar på ursprunget så att säga.

[Nippegubbe]

Glömde skriva att det var i Monshis arbetsbok jag provade att lägga till några poster och pivoten uppdaterade inte med dessa poster. När jag då sedan högeklickade och uppdaterade så tappade Excell formatet för datumet.

 

Sen har jag stött på en annan liten tröskel och det är att jag hade tänkt att ha en kolumn där tankad kvantitet står, men när man då börjar att bygga upp database så innebär det att det inte finns någon tidigare avläsning. Jag har då använt =summa för resultatet i kolumnen liter, men skulle vilja ha att om "föregående mätarställning" är noll så ska det stå noll i literkolumnen.

 

 

[Nippegubbe]

Varje bränslesort har en tank och ett huvudräkneverk, första bilden. Sen har kunderna en nyckel ansluten till sitt konto som när den sätts i även ger ström till pumpen på tanken. Och som du ser på andra bilden så har varje nyckel ett räkneverk. Det här är bara ett exempel från en tank. Hoppas det ger lite klarhet i vad det är jag försöker sy ihop och jag har aldrig använt Excel till så här svåra uppgifter tidigare.

 

//Thord

[Nippegubbe]

Tack, jag ska försöka göra mig tid för att titta på det där, men innan dess så fick jag lite följdfrågor. Idag så vet jag ännu inte när jag ska ta över den här sysslan så jag försöker förbereda mig så att jag och kassör får det "enkelt". Alla nycklar används inte eller så används de väldigt sällan och de skulle jag vilja slippa mata in om det inte har skett någon förändring på mätarna sedan föregånde läsning. Eller kräver upplägget/formeln att alla nycklar matas in när avläsningen har gjorts? Dumt att redovisa det som det inte har skett någon förändring på. Är det ingen risk att Excel hoppar över en rad och hamnar två avläsningar bak i tiden? Nu är det här även lite årstidsberoende så sommar kommer tankningar vara flera än på vintern.

[Nippegubbe]

Tack för alla "input", jag får mycket att fundera över hur jag vill ha det. Jag har kommit en bit på vägen nu och har skickat ett utkast till kassören för att höra vad han saknar eller vad jag har missat. Så just nu ser det ut så här att jag har en databas som jag då ska peta in avläsningarna på med tiden.

Sedan med Pivottabeller så hämtar jag data (som jag nu tror intresserar kassören) och där då ha kan filtrera ut det han vill ha. Pivottabellerna kommer sedan att få egna flikar då jag har förstått att de kan överlappa varandra när det blir många träffar. Det finns även två listor som jag hämtar data ifrån till databasen.