Just nu i M3-nätverket
Gå till innehåll
lundwall

Scanna, indexera och hantera dokument

Rekommendera Poster

Hej!

 

Jobbar som ekonom på ett företag. Vi får in ganska mycket leverantörsfakturor som ska bokföras på rätt projekt mm. Idag scannar jag in fakturor som hör ihop med ett projekt och sorterar det manuellt i mappar.

 

Jag letar efter ett program som kan indexera och tyda viss information från fakturor. Tex projektnummer, leverantör, fakturanr mm.

Egentligen skulle  jag kunna göra det manuellt om jag bara hade en dokumenthanteringsprogram där jag kan scanna in alla fakturor i en bunt och sen sortera på rätt projekt. Det är även bra om fakturorna blir indexerade så kan jag bara tagga vissa sidor med rätt projekt och så kan man söka fram de sidor jag vill ha.

 

Jag vet att det finns företag som man kan använda sig av för att scanna in alla fakturor och sen få in det direkt i bokföringsprogrammet, men det är jag inte intresserad av då jag då måste skicka alla fakturor dit och det blir ganska dyrt då...

 

Vet inte om någon förstår mitt problem, men vore tacksam om någon hade en liten lösning på det.

Dela detta inlägg


Länk till inlägg
Dela på andra webbplatser

Tänker mig en halvautomatisk lösning, som en start att spåna vidare från.

 

IrfanView. Ett program i huvudsak tänkt för bilder men den klarar även PDF.

 

Irfanview har möjlighet till Batch-scan. Alltså skanna in flera dokument, spara dessa som egna filer automatiskt.

 

post-52940-0-62910900-1472709025_thumb.png

 

Med programmet kan man öppna en fil i en mapp. När man läst vem avsändaren är kan man trycka på F7 (flytta fil).

Man får då upp en dialog som denna

post-52940-0-77133900-1472674628_thumb.png

 

Där kan man enkelt välja destination för aktuell bild.

 

Tillbaks i programmet trycka på N (next), kolla vem fakturan är från, F7, välja mapp

osv.

 

Indexering nej men man får hjälp att ge varje ny skannad faktura ett unikt filnamn.

 

Tillägg:

Ändrat text efter att ha kollat mera i Windowsmiljö.

Redigerad av Mikael63

Dela detta inlägg


Länk till inlägg
Dela på andra webbplatser

Det finns idag möjlighet att få fakturor elektroniskt direkt från avsändaren in i ens ekonomisystem:

t.ex:

http://www.visma.se/affarssystem/e-faktura/?gclid=Cj0KEQjwgJq-BRCFqcLW8_DU9agBEiQAz8Koh5ISrXiunPMzMpB8VZA9tiaazXC52Xw7IpKiMvTm1e0aAqh78P8HAQ

 

Säkert svårt att fixa från alla som skickar fakturor till en men det kan säkert lösa en del av dina önskemål. Går även att skicka elektroniska fakturor till dina mottagare av fakturor. Anser detta vara en betydligt långsiktigare lösning än scanning.

Dela detta inlägg


Länk till inlägg
Dela på andra webbplatser

Tänker mig en halvautomatisk lösning, som en start att spåna vidare från.

 

IrfanView. Ett program i huvudsak tänkt för bilder men den klarar även PDF.

 

Irfanview har möjlighet till Batch-scan. Alltså skanna in flera dokument, spara dessa som egna filer automatiskt.

 

attachicon.gifsshot-1.png

 

Med programmet kan man öppna en fil i en mapp. När man läst vem avsändaren är kan man trycka på F7 (flytta fil).

Man får då upp en dialog som denna

attachicon.gifMove file(s):_034.png

 

Där kan man enkelt välja destination för aktuell bild.

 

Tillbaks i programmet trycka på N (next), kolla vem fakturan är från, F7, välja mapp

osv.

 

Indexering nej men man får hjälp att ge varje ny skannad faktura ett unikt filnamn.

 

Tillägg:

Ändrat text efter att ha kollat mera i Windowsmiljö.

Detta låter väldigt likt en lösning jag är ute efter. Ska kolla på det.

 

Tack för tipset.

Dela detta inlägg


Länk till inlägg
Dela på andra webbplatser

Det finns idag möjlighet att få fakturor elektroniskt direkt från avsändaren in i ens ekonomisystem:

t.ex:

http://www.visma.se/affarssystem/e-faktura/?gclid=Cj0KEQjwgJq-BRCFqcLW8_DU9agBEiQAz8Koh5ISrXiunPMzMpB8VZA9tiaazXC52Xw7IpKiMvTm1e0aAqh78P8HAQ

 

Säkert svårt att fixa från alla som skickar fakturor till en men det kan säkert lösa en del av dina önskemål. Går även att skicka elektroniska fakturor till dina mottagare av fakturor. Anser detta vara en betydligt långsiktigare lösning än scanning.

Jag använder det till viss del idag, men då en bråkdel av våra leverantörer använder detta så blir det än så länge svårt.

Som jag skrev tidigare så finns det lösningar där de tar öve all fakturahantering, men tycker att det i nuläget är för dyrt...

Dela detta inlägg


Länk till inlägg
Dela på andra webbplatser

Adobe Acbrobat Pro klarar det mesta av det du vill göra, tyvärr är det ett extremt dyrt program - runt  6500:-  eller prenumeration för runt 160:-/månad vilket är det billigaste alternativet: https://acrobat.adobe.com/se/sv/acrobat/pricing.html?mv=search&sdid=YXPZG516&s_kwcid=AL!3085!3!102810434540!b!!g!!%2Bacrobat&ef_id=V7PDSgAAAYPLwzGY:20160902004826:s

 

Men det hela känns lite bakvänt väl?

Å andra sidan: Om ni i dag redan har MS- Office 2007 eller nyare så varför inte använda detta?

Här är tips på Top 5 Free OCR Software Tools To Convert: http://www.makeuseof.com/tag/top-5-free-ocr-software-tools-to-convert-your-images-into-text-nb/

 

Eller kanske hellre:

http://download.cnet.com/Advanced-Scan-to-PDF-Free/3000-18497_4-75738710.html

Eller

http://download.cnet.com/Free-Scan-to-PDF/3000-18497_4-75936382.html

 

Alla dessa klarar av att skanna till PDF. Vad Ni sedan gör (kanske det är en baksida också) så säger ni till i skanningen att det kommer flera sidor.

Sedan tar ni denna/dessa pdf-filer och redigerar dok-huvudet med eget ID etc. samt döper om dessa. spara på särskild plats eller på samma plats. Spelar ingen roll. Det blir alltså en enda fil med flera sidor.

Eller har jag missat nåt?

Mvh

Dela detta inlägg


Länk till inlägg
Dela på andra webbplatser

Faktiskt så klarar min Canon Pixma MG5250 Multifunktionsskrivare med skanner av detta helt galant, även om jag normalt använder Adobe Acrobat Pro så är dess Canon skannerprogram faktiskt väldigt bra!

 

Med Canon MP Navigator EX skannerprogram:

Inbyggd OCR (textigenkänning) med valt språk, möjlighet att direkt skapa pdf-filer som kan indexeras (nyckelordssökning), lägga ihop flera dokument till en fil samt välja undermapp dit dom skall med egna namn.

 

post-73434-0-63893100-1472791247_thumb.png

 

post-73434-0-96580600-1472791371_thumb.png

 

Tar lite tid c:a 2-3 min för ett dubbelsidigt dokument med alla steg. Visst processen går naturligtvis fortare sedan när man fått i ordning alla grundinställningar, men har man hundratals dokument om dagen så är detta inget alternativ heller - och skannermotorn och drivremmem, den som driver skannerhuvudet kommer att slitas ut i förtid med tusentals skanningar....

 

Kostnad: Låt säga att varje skanning får kosta 50 öre st. i maskinkostnad + arbetstid tillkommer c:a 4:50/min (för att ta en siffra) x 2min=10kr/dubbelsidigt dok. som inkluderar själva dokumentations-förfarandet vid serieskanning.

Och det är bara ett snabbt estimat för den delen.

Så borde redan efter 75-100 skanningar vara likvärdigt med en ny printer/skanner likadan och den borde fungera ett par tusen gånger max.
Skaffar du/ni en skanner enkom för detta ändamål så håller den mångdubbla antalet skanningar, är snabbare och därmed kostnaden blir lägre trots dyrare inköp.

 

Borde även gå att kombinera med Mikael63s förslag ovan.

Men knöligt förfaringssätt som Tune redan sagt.

Det är väl det billigaste jag kan komma på om det gäller små volymer och att skanna själv.

 

Och vad kostar det i jämförelse att lämna bort uppdraget, kanske blir billigare i alla fall, allt under 10kr/dubbelsidig skanning måste bli billigare och dessutom frigörs ju resurser på företaget?

Och inte minst - vad händer när skannern går sönder, skall ni vänta en vecka på en ny och då ha en "backlog" att ta igen på övertid kanske, eller redan från början köpa in flera?

Med stor reservation för att mina snabbkalkyler inte håller måttet, men som en grund att fundera på.

 

Eller var det något annat du hade tänkt dig?

Mvh

Dela detta inlägg


Länk till inlägg
Dela på andra webbplatser

Det enda(?) jobbiga i ovanstående torde väl vara att lägga dit, och ta bort, originalen.

Borde väl finnas "enklare" skrivare med dokumentmatare?

Eller blir det då stora kontorsklumpar á 50.000?

(kanske Prisjakt har filter med matare? Har inte kollat på det)

 

Tillägg: Det behöver väl inte vara en multifunktionsskrivare, en ren skanner funkar väl.

Å andra sidan kanske Ts redan har en bra skanner, kanske att den också har funktioner likt ovan?

 

http://www.prisjakt.nu/kategori.php?m=s284291488&o=produkt_pris_inkmoms#rparams=m=s284291520

Redigerad av Mikael63

Dela detta inlägg


Länk till inlägg
Dela på andra webbplatser

Det enda(?) jobbiga i ovanstående torde väl vara att lägga dit, och ta bort, originalen.

Borde väl finnas "enklare" skrivare med dokumentmatare?

Eller blir det då stora kontorsklumpar á 50.000?

(kanske Prisjakt har filter med matare? Har inte kollat på det)

 

Tillägg: Det behöver väl inte vara en multifunktionsskrivare, en ren skanner funkar väl.

Å andra sidan kanske Ts redan har en bra skanner, kanske att den också har funktioner likt ovan?

 

http://www.prisjakt.nu/kategori.php?m=s284291488&o=produkt_pris_inkmoms#rparams=m=s284291520

Precis och som jag skrev:

"Skaffar du/ni en skanner enkom för detta ändamål så håller den mångdubbla antalet skanningar, är snabbare och därmed kostnaden blir lägre trots dyrare inköp."

 

Och sådana finns, t.o.m. en i mitt förråd hehe, fast det är en A3(?)  A4 HP-flatbäddsskanner med SCSI-II port - otrolig kvalitet på skanningarna, men nästan omöjlig att hitta gammalt hårdvarustöd för...

Redigerad av Flyfisherman

Dela detta inlägg


Länk till inlägg
Dela på andra webbplatser

Jättemycket idéer, va kul!

 

Jag har idag en skrivare med dokumentmatare och scannar in buntar om ca 30 fakturor i varje. Jag har även ReadIris 14, som jag fick med skrivaren. Denna kan, vad jag förstår, indexera filerna och sen få in dem i datorn. Det som jag dock saknar är ett dokumenthanteringsprogram som jag kan skanna in allt till, tagga sidor (då en bunt på 30 sidor kanske är 20 fakturor) på ett enkelt sätt och sen spara de individuellt i mappar, alternativt att jag använder mig av programmet för dokumenthantering.

 

Det jag vill få ut av detta är egentligen att alla fakturor (som hör till projekt) ska digitaliseras och på ett lätt sätt kunna organiseras och sökas fram. Om jag använder mig av en inscanningstjänst så kostar det på tok för mycket då det tar alla fakturor då och det har jag i nuläget inget intresse av.

 

Jag ska testa de olika tipsen som jag fått av er sen när jag kommer hem.

Dela detta inlägg


Länk till inlägg
Dela på andra webbplatser

Hej,

Ta också att räkna på vad det kostar (du är ju ekonom)...

Jämför sedan detta med en professionell tjänst tex. denna http://www.skriptoriet.se/?gclid=CIzgjde_8M4CFWXecgodJOsLKg

 

Obs! jag har absolut ingen anknytning till företaget och det var mest som ett exempel, men dom kan tydligen lämna offert inom en timme efter att dom fått se en provsida..

Mvh :)

Dela detta inlägg


Länk till inlägg
Dela på andra webbplatser
Jag har även ReadIris 14, som jag fick med skrivaren. Denna kan, vad jag förstår, indexera filerna och sen få in dem i datorn. Det som jag dock saknar är ett dokumenthanteringsprogram som jag kan skanna in allt till, tagga sidor (då en bunt på 30 sidor kanske är 20 fakturor) på ett enkelt sätt och sen spara de individuellt i mappar, alternativt att jag använder mig av programmet för dokumenthantering.

 

 

Har du utforskat vad ReadIris 14 kan göra?

Har du kollat om ReadIris 15 har utökade möjligheter?

 

 

http://www.irislink.com/EN-US/c1323/Technical-Support---IRIS--Official-Site.aspx

Dela detta inlägg


Länk till inlägg
Dela på andra webbplatser

Skapa ett konto eller logga in för att kommentera

Du måste vara medlem för att kunna kommentera

Skapa ett konto

Skapa ett nytt konto på vårt forum. Det är lätt!

Registrera ett nytt konto

Logga in

Redan medlem? Logga in här.

Logga in nu



×
×
  • Skapa nytt...