Excel - hur skapar jag en bra lista mellan flera filer?

[behedwin]

Hej

Har under hela dagen försökt skapa bra och fungerande listor för att sammanställa all information om personal. Jag har inget program att använda för att hantera personalen, min kommunala arbetsgivare har visserligen men de är tyvärr väldigt dåliga och saknar mycket information som jag behöver dagligen. Därför är jag på jakt efter ett verktyg att sätta ihop mina egna listor om personalen.

Det jag har idag är flertal olika excel ark som innehåller olika information.

Jag har en MASTER lista som består av personnummer, namn, anställningstyp, från, till och med, födelsedag, anteckningar.

En rad per anställd där all data är samlad i separata celler. Den listan funkar jättebra men sedan vill jag använda delar av denna lista i andra filer, till exempel en där jag gör noteringar om frånvaro, sjuk, vabb osv. Då vill jag ju ha kollumnen för personnummer och namn för att sedan ha en kalendervy där jag petar in respektive persons frånvaro.

Jag vill nu automatiskt flytta data från MASTER listan till mina andra filer.

Detta funkar fint med att länka (copy paste special > link). Men då kan jag inte lägga till och ta bort personal i master filen utan att allt går sönder. Tar jag bort en rad i master filen när jag kör på länkat så blir det helt fel i de andra filerna.

Jag har inte kunskap om att skapa massa macron. Import av data quary har jag prövat men då förvandlas allt till konstiga tabeller och den verkar inte uppdatera sig när jag öppnar och stänger filer och gör ändringar i MASTER listan.

Är desperat på att hitta en fungerande lösning för att enkelt hålla alla filer uppdaterad med rätt information. Jag vill ju egentligen bara spegla kollumn A, B, C i flera olika filer. Ändrar jag något i MASTER listan ska det ändras i alla andra filer när de öppnas, så att allt är samma och jag endast behöver göra ändringar på 1 ställe och inte 10.

 

Tacksam för hjälp

Om det finns bättre program att använda än excel, berätta gärna. Valde excel då jag med flera i ledningen kan använda listorna då...

 

[Monshi]

Alltid problematiskt med data spritt över flera böcker, att hålla alla böcker uppdaterade.

 

Någon riktigt bra lösning finns det inte heller, tre enkla alternativen som finns är

1: manuellt se till att kopiera in listan i alla böcker.

2: ha formler som hämtar listan ur "master". Om enkla ='Bok1.xls!Blad1!A1, som din klistra in länk fungerar det även när "master" är stängd men, som du märker, blir det lätt fel i listan när du raderar/ändrar i master.

Om mer avancerade formler, som INDIREKT, INDEX eller liknande måste master vara öppen.

3: Slå ihop alla böcker till en.

 

Men punkt två kan vi kanske förbättra? Göra mer stabil.

I din master-fil, skapa en tabell som alltid är konstant, alltid är en äkta kopia på din riktiga tabell.

Exempelvis med en formel som

=OM(FÖRSKJUTNING(Blad1!A$1;RAD()-1;0)="";"";FÖRSKJUTNING(Blad1!A$1;RAD()-1;0))

som du kopierar ned och utåt så många rader som kan behövas. (OM-sats bara för att ta hand om tomma celler)

Denna refererar ALLTID till samma cell på blad1 (så länge rad 1 inte raderas).

Bygg sedan dina sekundära tabeller på denna tabell, typ:

=OM('[bok1.xlsx]Blad2'!A1="";"";'[bok1.xlsx]Blad2'!A1)

Enda kravet då är att din "master" finns på samma plats, finns tillgänglig, för dina sekundära böcker.

 

 

Alternativt program? En databas...Excel mår bäst när det hanteras som en databas och naturliga större programmet än Excel är just en riktig databas.