Löst - Synka två MS-Excel ark från olika datorer så informationen uppdateras

[Flyfisherman]

Hej,

MS-Excel 2007 och 2010

 

Vi är två personer som jobbar med samma ark och inte har någon server, utan sitter på varsin sida så att säga via e-post.

Hur synkar vi då på bästa sätt informationen, så att uppdateringar som görs enkelt kan laddas i varandras arbetsbok?

 

Vi jobbar inte nödvändigtvis med samma "område" i arket, så uppdateringarna görs främst i skilda delar (rader/block).

 

Jag tänker mig då att när jag har uppdaterat och skickar filen så kan han i andra änden då importera detta på något bra sätt, utan att hans uppdateringar går förlorade?

Och vice versa.

 

Eller är det optimalt att sätta upp/lägga upp på en server och dela ut arket den vägen så att säga, (mer krångel)?

Google docs är i nuläget inte aktuellt att tänka på.

Mvh

[Monshi]

Enklaste torde vara om ni kan använda er av någon gemensam tjänst där ni kan spara filen, nå den via vanliga utforskaren. Det vill säga en server och helt enkelt använda Excels egen delningsfunktion.

Det gäller ju att ni båda då har samma fil öppen, inte att ni har varsin lokal kopia som ni sedan laddar upp.

 

Ett annat alternativ, om era data är beroende av varandra men inte någon gång korsar varann, kan man tänka sig att ni delar upp filen i tre delar

En del som sammanställer era data

Varsin del som ni redigerar.

Spara alla tre på exempelvis Dropbox.

Du redigerar din fil, den laddas automatiskt upp till Dropbox, automatiskt ned till den andra datorn. När filen som sammanställer öppnas hämtar den data från senaste version av vardera fil, lokalt på datorn.

[Flyfisherman]

Ok. Får fundera på det där med servervarianten i alla fall då, lär väl vara det bästa.

Har ju en outnyttjad hemsida och ftp-server på Bahnhof, borde man inte kunna lägga upp filen där med ftp åtkomst och delad arbetsbok?

 

Jag hittade detta under hjälpen i 2010:

Distribuera exemplar av en arbetsbok och koppla eller konsolidera data från varje exemplar

 

Är detta något som skulle kunna användas tro?

[Monshi]

mmh, den där har jag inte testat. Den fungerar nog alldeles utmärkt. Frågan är bara, finns den även i Excel 2007? Dvs kan din motpart göra samma sak eller är det bara du som kan sammanföra böckerna i Excel 2010? Men det kanske inte är ett problem? Du sammanför, laddar upp. Han plockar ned, ändrar, sparar under annat namn.

 

 

 

Ftp, nja, det krävs för att det verkligen ska vara delat att ni har samma instans av boken öppen. Om den laddas upp/ned via FTP har du en lokal kopia som du laddar upp. Boken måste finnas på en gemensam nätverksresurs.

[Flyfisherman]

Jo jag kom ju på att jag har ju även 2007 på laptopen och funktionen finns där också.

Lite annorlunda sökväg bara för att få fram knappen i menyn.

 

Excel 2007: Distribuera exemplar av en arbetsbok och koppla eller konsolidera data från varje exemplar

 

Fast jag får inte till det något vidare, osäker på hur jag rent praktiskt går till väga.

Om vi kunde testa ett test ark med "dummy info" mellan 2010 (om det är denna du har) och se om vi kunde synka mellan oss?

I fall du har lust alltså.

[Monshi]

Visst kan vi det, vi kan göra det via forumet eller via dropbox exempelvis.

 

Om det senare, skicka ett PM med epost. Om det förra....nä det blir lite jobbigare.

 

Å andra sidan kan du testa med dig själv.

Skapa en fil, dela den. Spara stäng.

Kopiera, döp om. Lägg in lite nya data, ändra. Spara.

Öppna originalfilen istället, läs in via kopplingsverktyget den ändrade filen, gå till fliken Data och klicka på spåra ändringar.

 

Ed: Och om du nu har nåde Excel 2007 och 2010, bara testa mellan datorerna... det ovan alltså.

[Flyfisherman]

Ok. Till att börja med vill jag tacka Monshi för outstanding support och tips.

 

Nu har vi tillsammns testat en hel del och denna Excel funktion känns svajig, osäker.

Distribuera exemplar av en arbetsbok och koppla eller konsolidera data från varje exemplar

Jag känner inte att jag kan lita på den, utan att riskera strul eller åtminstone mer-arbete om vi inte lyckas koppla på ett bra sätt.

Dvs. att man vill kunna uppdatera åt båda hållen så kan problem uppstå i vissa lägen.

Det finns vissa begränsningar i den och jag orkar inte dra detta.

 

Däremot så är en lösning (bland andra) som jag nu testat på två datorer med MS-Excel 2007 och 2010 och som är gratis:

 

Vi använder Dropbox till detta, då blir det exakt som om vi suttit på ett vanligt nätverk. Vi kan båda göra ändringar samtidigt och den som först sparar sina ändringar och sedan den andra sparar sina så kommer en ruta upp att nytt dokument finns nere på datorn, men denna kan man ignorera (eller avmarkera i Dropbox inställningarna), däremot inne i Exceldokumentet så kommer information upp att dokumentet är uppdaterat av motparten och vad som ändrats - när man själv då har ändrat något och klickar Spara.

 

Vid konflikt, alltså om jag ändrar information i en cell och den andra redan har varit och ändrat hos sig och sparat först, så kommer det upp en konfliktruta med val om vilken ändring man vill behålla - Bra.

 

• Kravet är att Excelfilen är utdelad klicka Granska > Dela ut
  Ev. måste man först ändra filens säkerhetsinställningar om denna kommer upp:
  
• Det funkar i Dropbox om man Inte använder Dropbox via webben (då är dokumentet låst).
  Man måste öppna och spara i den lokala Dropbox-mappen som man får om man installer Dropbox s/w.
• Man måste också dela ut mappen på Dropbox till berörda (skicka inbjudan).

 

När vi tidigare körde via nätverket på jobbet med Excel 2003 så gick det inte att båda redigerade samtidigt:

Dokumentet låst av xx eller nåt dök då upp vill jag minnas, så funktionerna vid delat arbete verkar ha förbättrats fr.o.m. Excel 2007.

 

Testade också MS-Skydrive lite hastigt, men den tjänsten var otroligt seg, tog evigheter att ladda om dokumentet och spara etc.

Så vi kör på Dropbox ett tag om inget bättre tips dyker upp.

Mvh