Ärendehantering

[speke]

Jag undrar om det går att göra någon form av ärendhantering i excel?

Tex:

IDnr

Rubrik

Tilldelad till

Förfallodatum

Prioritet

Status

Beskrivning

Någon form av mejlfunktion

 

 

 

[Monshi]

Allt går, bara du specar det noga.

 

Men exakt vad är det du vill? Ärendehantering säger mig inte så mycket ärligt talat.

 

men en tabell med ärenden, en lista som visar aktuella/ej avslutade ärenden, formulär för att redigera/lägga till ärenden. Inget problem.

Mejlfunktion, skicka epost via Excel går.

 

Fast allt är användardrivet, dvs det är användaren som initierar att något sker. Excel kan inte* själv ligga och vila för att sedan när en ärende förfallit automatiskt köra kod för att skicka iväg ett brev exempelvis.

 

* Går gör det kanske, men inte trivialt.

 

Samt det borde dels finnas enkla existerande system för detta, kanske även drivna för webben, baserade på databaser. För ärligt, detta låter mer som ett jobb för en databas. Fast det beror visserligen på exakt vad det är du vill.

 

 

 

 

/T

 

Even when we know we´ll never find the answers, we have to keep on asking questions.

 

[speke]

Det här är precis det jag vill:

"men en tabell med ärenden, en lista som visar aktuella/ej avslutade ärenden, formulär för att redigera/lägga till ärenden. Inget problem.

Mejlfunktion, skicka epost via Excel går."

 

Och det kommer att vara användardrivet.

 

[Monshi]

kan du lite själv är det bara att börja bygga.

 

Rekommenderar att man startar med att designa en tabell där alla data ska sparas.

 

Sedan tar du GUI-delen, skapar ett formulär där data kan ändras/matas in

Nästa steg att fixa så att data skrivs till rätt plats därefter skapa möjlighet att uppdatera data, sortera fram den händelse man vill ändra.

 

Och så en lista som visar aktuella händelser, händelser som gått över tid eller vad du nu vill

 

Och till sist, skapa e-post-funktionen.

 

Fast först, verkligen först, skapa en specifikation, precis som inför vilken mjukvaruutveckling som helst, som specar exakt vad du förväntar dig av systemet.

 

Och som sagt, borde finnas andra, färdiga program, som sköter detta bra. Borde.

 

 

/T

 

Even when we know we´ll never find the answers, we have to keep on asking questions.

 

[speke]

Det här blir lite för avanserat för mig, jag skulle nog behöva lite hjälp i starten.

 

Om jag har ett "formulär" där användarna fyller i sina uppgifter, hur får jag datat sparat i en tabell?

 

Sedan vill ju användaren kunna följa sitt ärende med ett annat "formulär", hur gör jag för att kunna söka i den tabell jag har sparat data?

 

[Monshi]

Formulär till tabell - lite VBA kod som hittar var den ska skriva data någonstans och sedan skriver data.

 

Leta data - formler, typ PASSA, INDEX, FÖRSKJUTNING, en textruta där man kan fylla i sökkriterier och en listruta som visar resultaten. Det är ett sätt. VBA-kod ett annat.

 

Hur mycket Excel kan du? VBA? Formler? Du tar dig inte lite för mycket på dina axlar?

 

Börja i rätt ända. Lägg upp en tabell, skriv in lite data i den. Skapa lite kod som kan hitta första lediga rad och sedan kod som kan skriva till rätt kolumn osv...

 

Vilken version av Excel är det tänkt att det ska användas i?

 

och som sagt, att skapa ett sådant här system kan vara som att uppfinna hjulet igen. Det finns implementerat i många skepnader redan.

http://sv.wikipedia.org/wiki/%C3%84rendehanteringssystem

 

Det bör dock inte vara så svårt att ordna ett enkelt i Excel men frågan är hur avancerat man vill göra det och hur mycket pengar/tid det får kosta. Kanske bättre/billigare att köpa en produkt.

I vilket sammanhang ska systemet användas?

 

 

/T

 

Even when we know we´ll never find the answers, we have to keep on asking questions.

 

[speke]

Kan du visa exempel på hur en textruta samt en listruta ser ut för mitt ändamål?

 

[Monshi]

Det hela beror starkt på hur din tabell ser ut, vilka data du vill söka på osv.

 

Men i grunden, visst. Vi säger att du har en tabell på blad 2 med namn i kolumn A och du vill söka reda på alla (ja, de x första) posterna med ett visst namn.

 

vi säger att namnet skrivs i cell b5 på aktuellt blad. Då kan vi i C5 skriva värdet noll och i C6 första sökning:

=PASSA($B$5;FÖRSKJUTNING(Blad2!$A$1;C5;ANTALV(Blad2!$A:$A)-C5;1);0)+C5

Då får vi en träff, förhoppningsvis, på första cellen med givna namnet, får den rad som namnet står på.

Kopiera nedåt.

 

I D6 skriver vi sedan

=INDEX(Blad2!B:B;D5)

för att hämta värdet i kolumn B på givna raden Bör kanske sluta om det hela med en felsats som tar om PASSA returnerat ett felvärde.

=OM(ÄRFEL(D5);"";INDEX(Blad2!B:B;D5))

 

Sedan kan man lägga till jokertecken om man vill söka på delnamn:

=PASSA($B$5 & "*";....)

 

till sist skapar man en textruta som man länkar till cellen, en listruta att fylla med resultaten och en namngiven FÖRSKJUTNINGS-former:

=FÖRSKJUTNING(Blad1!$D$5;1;0;ANTAL.OM(Blad1!$D:$D;">0");1)

(givet inga andra värden i D-kolumnen än resultaten av INDEX)

 

Textrutan från VBA/ActiveX kontrollerna. Listrutan från Formulär.

Listrutan från VBA-kontrollerna klarar inte av ändrade referenser lika bra utan ominitiering.

 

Hänger du med? Sedan kan man skapa olika sökreferenser, säg en eller flera kryssrutor som styr ifall man säker på namn, id eller datum och en förskjutningsformel som ger referens till PASSA beroende av valet. Exempelvis.

 

Men som sagt, något fel med detta webbbaserade FÄRDIGA system?

http://sv.wikipedia.org/wiki/OTRS

 

/T

 

Even when we know we´ll never find the answers, we have to keep on asking questions.

 

 

[inlägget ändrat 2008-11-28 13:51:30 av Monshi]

[Cege Anderson]

... eller också fundera på att använda Access

 

[Monshi]

ja, en databas är mycket mer lämpad.

 

 

/T

 

Even when we know we´ll never find the answers, we have to keep on asking questions.

 

[speke]

Jag behöver ingen jättedatabas, det kommer kanske bli ett ärende om dagen.

 

[Monshi]

Behöver och behöver.. men ack så skalbart och troligen enklare hantering när den väl är implementerad.

 

men visst, är det önskemålet att hålla sig till Excel så går det bra. Excel mår dessutom allra bäst om man hanterar det exakt som en databas. Dvs tydliga unika listor och av dessa enkla fina rapporter. Data på en plats, presentation på en annan.

 

Frågan är dock hur det går för dig med detta? Jag/vi här hjälper där vi kan med devisen att en bra fråga får ett bra svar, en explicit fråga får ett explicit svar, en allmänt ställd fråga ett allmänt svar. Det vill säga att vi kan hjälpa dig med delar av detta men inte skapa hela systemet.

 

Men om du vill göra det enkelt för dig skapa bara en rak lista där alla ärenden läggs in, strunta i resten. Mata in de fakta ett ärende har och skapa en kolumn där status för ärendet noteras/räknas ut.

 

Om exempelvis ett ärende löpt ut 2008-11-30 så kan det i denna kolumn skrivas en varning. Sedan kan du bara applicera autofilter på denna och få fram alla med viss status. Nya poster skrivs helt enkelt in i listan.

 

När denna fungerar, skapa resten! rapporter, formulär osv.

 

 

/T

 

Even when we know we´ll never find the answers, we have to keep on asking questions.