Att dela eller inte dela kalendern i Outlook

[//cath]

- det är frågan?

Vi har i höst bytt till Exchange och Outlook 2007 och även beslutat att vi ska gå över till kalendern.

Tanken är att vi ska dela varandras kalendrar. Men några tvekar.

 

Kan man sätta rättigheter så att man kan se varandras dag-, vecko- och månadsvyer utan att den som tittar kan klicka sig in i en enskild kalenderhändelse?

 

Vi har inte fått till det men det vore super om det gick.

 

[Espen]

Om man inte delar kalendern, kan man boka möten med kollegor - och se vilka tider personen är upptagen eller ledig.

 

På så sätt kan ni göra planering utan att behöva dela kalendern.

 

Om ni delar kalendern går ni ett steg längre, då får den ni delar kalendern till, möjlighet att se innehållet i enskild händelse. Om du har din kalender delad och ändå vill dölja innehållet i specifik händelse, kan du markera händelsen som privat.

 

/Espen

 

[bowmore999]

Vi ska också dra igång kalenderfunktionen på allvar på firman, men det stora problemet jag har upptäckt är hur man sätter rättigheter, och då speciellt om man t ex vill att en person (i receptionen)ska kunna ha läs/skrivrättighet i allas kalendrar utöver den som äger kalendern. Man vill ju inte behöva logga in på alla 100 användare för att ge denna rättighet.

 

Jag har hört att det finns program för detta, men har inte fått något att fungera.

 

Mvh CH

 

[DJokinen]

Man kan sätta vilka rättigheter man vill i princip, och det gör man vid själva utdelningen av kalendern. Dessutom har man en möjlighet att sätta ett event som privat, och då syns det ingen info om händelsen i andras kalendrar. Det visas bara som 'Privat händelse' utan detaljer.

 

Vi kör det här systemet och det är oumbärligt för oss. Funkar jättebra, eftersom vi ofta bokar in varandras veckor. Om en säljare ska leverera en maskin som jag måste installera kan han på telefon med kunden hitta en tid som passar oss alla utan att krångla. Kör du dessutom Office 2007 så kan man på ett mycket smidigt sätt lägga kalendrarna 'ovanpå' varann för att hitta gemensamma lediga tider. Klockrent!

 

[kwsweden]

Vi delar kalendern i outlook och det fungerar bra men skulle vilja ha en bättre överblick över gruppen. Skulle kanske vilja köra upp det på en stor skärm tillgänglig för alla så att man ser var alla håller hus, eftersom vi är en rörlig grupp. Har försökt hitta ett bra plug-in som ger en bättre överblick men inte lyckats vilket är synd eftersom all information finns ju där. Skulle gärna vilja ha tips om någon känner till något bra program för ändamålet.

 

[inlägget ändrat 2008-11-09 22:42:51 av kwsweden]

[DJokinen]

Då finns det två sätt att göra det på som jag ser det.

 

1) Det finns programvaror, har för mig det finns nån som heter Exchange Group Calendar t.ex, som underlättar det där. Men jag minns att det var rätt dyrt, och det gjorde egentligen inget annat än alternativ nr 2. Har för mig det fanns nån fördel med att skapa grupper av användare eller nåt sånt i och för sig.

 

2) Skapa ett nytt användarkonto i AD och gör en Exchange postlåda för det som heter t.ex 'Översikt', eller 'Konferensrum' (om du t.ex skulle vilja ha en egen bokningskalender för konferensrummet). Sen sätter du upp din skärm där du vill ha den och loggar in med det nya kontot, och om du vill visa dina kollegors kalendrar är det bara du delar ut dem och klickar fram dem på visningsskärmen. Om du vill sätta upp en bokningskalender för rummet så kan du ju t.o.m köpa en touchskärm och sätta upp den utanför rummet. Vips så har alla möjligheten att boka konferensrummet genom att bara gå fram och skriva in sig.

 

Hoppas det ger en idé i alla fall!

 

/Daniel

 

[//cath]

Jo det är så vi har förstått det.

 

Men önskemålet är att man ska se varandras veckovyer samt den information man ser när man bokar möten med varandra (plats och ärende) men att det sen inte går att klicka sig in i en speciell händelse.

 

Vecko (-eller månads-)vyn är så mycket mer översskådlig än mötesbokningen. Uppgifter om Ärende och plats ger fördelar istället för privatmarkerat. Men man vill inte att andra ska kunna klicka sig ned och läsa det som skrivs i textfältet.

 

 

 

 

[DJokinen]

Ja, det är ju precis det du ser, vecko- eller månadsvy, när du visar andras kalendrar. Sen är det ju bara frågan om att sätta rätt rättigheter för att inte låta andra visa detaljer kring mötena, alltså öppna ett möte och se innehållet. Det gör man när man delar ut kalenderna. Vilka rättigheter exakt är ju bara att prova sig fram till, men alltsammans finns om du högerklickar på din kalender och väljer 'ändra delningsbehörigheter'. Där kan du lägga till andra användare och välja exakt vilka som kan göra vad. Sen väljer du 'Öppna en delad kalender' för att öppna en utdelad och vips så får du veckovy på alla användare du väljer.

 

[//cath]

Yes - så långt har vi förstått.

Vårt problem är att vi inte hittar någon rättighet som gör att man kan visa/se en veckovy med uppgifter om Ärende och Plats utan att för den skull göra det möjligt för den som tittar att klicka sig in i själva händelsen.

 

Vi vill att det i veckovyn ska synas att avdelningschefen sitter i MBL-förhandling på Regionkontor Öst på onsdag förmiddag t.ex. men vi vill inte att alla ska kunna klicka sig till händelsen där det i textfältet kan stå sånt som inte är för allas ögon.

 

Just vecko/månadsvyn är ju kanon att lägga allas vyer omlott o.s.v. Det skapar ju en bra överblick.

 

Mötesförfrågan-vyn ger inte alls samma överblick.

 

 

 

[DJokinen]

Okej, ja jag vet inte sådär på rak arm vilken/vilka rättigheter som behövs sättas/begränsas för att det ska funka, men som sagt prova er fram. Det kanske rentav inte går att visa endsat översikten utan att man kan gå in på respektive möte, jag har aldrig haft behovet av det så jag har aldrig testat

 

Annars är det antagligen en tredje parts programvara som gäller.

 

/Daniel